Save-the-date варто надіслати за 4-6 місяців до весілля, основне запрошення за 6-8 тижнів, а дедлайн підтвердження присутності (RSVP) поставити за 2-3 тижні до дати. Якщо частина гостей приїжджає з інших міст чи з-за кордону, кожен із цих термінів варто зсунути на 3-4 тижні раніше: далека дорога і відпустка на роботі планується не за тиждень.
Save-the-date за 4-6 місяців: навіщо він взагалі
Save-the-date, це не запрошення, а лише повідомлення «запишіть дату»: імена, дата, орієнтовне місце, без деталей програми чи RSVP-форми. Сенс у тому, щоб потрапити в календар гостя раніше, ніж туди потраплять інші плани на ці вихідні. Весілля здебільшого випадають на суботу, а суботи в травні-вересні розібрані під інші весілля, відпустки й сімейні поїздки ще з зими. Чотири-шість місяців, це той запас, за який гість встигає відмовитися від альтернативного плану на користь вашого свята, а не навпаки.
Якщо дата припадає на довгі вихідні чи збігається з популярним сезоном відпусток, зсуньте save-the-date ще на місяць раніше. Формат теж може бути простим: коротке онлайн-повідомлення з фото пари вже виконує свою функцію, а повноцінну колекцію шаблонів можна обирати вже для основного запрошення.
Основне запрошення за 6-8 тижнів: чому не раніше і не пізніше
Надто рано, і запрошення губиться серед інших справ: людина відкладає рішення «прийти чи ні» на потім і забуває підтвердити. Надто пізно, і гостю бракує часу узгодити відгул на роботі, купити квиток чи підібрати вбрання. Шість-вісім тижнів лишають достатньо простору для логістики, але тримають подію достатньо близько, щоб про неї не забули.
Це вікно ще й практично зручне для вас: онлайн-запрошення готується за 2-3 дні (як саме це працює), тож навіть узявшись за шість тижнів до дати, ви встигаєте і замовити, і надіслати, і залишити собі запас на форс-мажор.
Якщо гості їдуть здалеку або за кордон, зсувайте терміни раніше
Коли частина списку, це інші міста чи інші країни, стандартні терміни занадто щільні. Авіаквиток дешевший, коли його купують за пару місяців, а не за два тижні, віза чи відгул на роботі теж вимагають запасу. У такому разі логічно надіслати save-the-date за пів року, а основне запрошення за 10-12 тижнів, а не за шість-вісім. Це не змінює суті механіки, лише зсуває обидва дедлайни назад по календарю.
Дедлайн RSVP за 2-3 тижні до дати: не пізніше
Заклад чи кейтеринг зазвичай просить фінальну кількість гостей за тиждень-два до події, і ця цифра стає базою для розсадки, порцій і бюджету. Якщо поставити дедлайн RSVP впритул до цієї дати, не лишається часу дотиснути тих, хто ще не відповів. Два-три тижні дають запас: тиждень-два на нагадування мовчазним гостям, і ще тиждень на те, щоб передати заклад точну цифру без поспіху.
RSVP-форма прямо в запрошенні знімає більшість цього клопоту автоматично: гість тисне «так» чи «ні» у два дотики, відповідь одразу лягає в закриту таблицю, і не потрібно обдзвонювати кожного вручну ближче до дедлайну.
Терміни одним поглядом
- За 4-6 місяців до дати (за 6, якщо гості їдуть здалеку): save-the-date.
- За 6-8 тижнів до дати (за 10-12, якщо гості їдуть здалеку або за кордон): основне запрошення.
- За 2-3 тижні до дати: дедлайн RSVP.
- За тиждень до дати: фінальна кількість гостей закладу чи кейтерингу.
Що робити, якщо часу лишилось мало
Коли підготовка почалась пізніше, ніж хотілося б, онлайн-формат забирає найдовші етапи паперового шляху: друк і доставку. Запрошення готове за 2-3 дні після того, як ви передасте тексти й фото, ціна фіксована, 1200 грн для будь-якої колекції (повний розклад цін тут), а RSVP збирається сам, без ручного підрахунку в останній тиждень. Якщо бракує часу ще й на тексти, генератор тексту запрошення підкаже формулювання, яке лишається тільки підправити під вашу пару.